忘年会の幹事を任されると、仕事の多さと責任の重圧から憂鬱になる方が多いでしょう。
幹事は限られた時間の中で準備を整え、当日は会を盛り上げて参加者に満足してもらわなくてはなりません。
そこで、本記事では忘年会の幹事がやるべき準備やスケジュールのポイント、進行プランなどについて、詳しく解説します。
忘年会に最適なケータリングやオードブルも紹介するので、幹事をされる方はぜひ参考にしてください。
目次
忘年会幹事の役割とは？
忘年会の幹事はどんな役割を担っているのでしょうか。
ここでは、忘年会を開催することが決まってから会が終了するまでに行う幹事の主なタスクと、事前準備や当日の役割分担について解説します。
幹事の主なタスク
忘年会の幹事のタスクは主に以下の3つです。
- 会場選び
- 参加者管理
- スケジュール調整
忘年会シーズンは会場が混んでいるので、早めに押さえる必要があります。ただし、会場選びは参加人数やスケジュールにも密接に関連するため、他のタスクと考え合わせる必要があります。
忘年会の幹事にはこれらのタスクをスムーズに遂行する能力が問われます。
日頃の業務とは違いますが上司や他の社員も注目しており、今後の評価にも関わる重要な責務だといえるでしょう。
事前準備と当日の役割分担
次に、事前準備と当日の役割分担について解説します。
事前準備は、スケジュール調整や参加費の設定、予算の割り振り、会場選びなど多岐に渡ります。
以上の全てを幹事ひとりで行うのは困難なので、数人の協力者でチームを組んで作業を分担するのがおすすめです。
チームでは情報を互いにシェアし、トラブルやミスのないように進めましょう。幹事はそれらの仕事の全体を見渡して、順調に進んでいるかをチェックする必要があります。
また、忘年会当日の司会進行や受付、ゲーム係などの役割分担も決めておきます。
それぞれの係には、各自の得意分野を生かせるような人に頼むと良いでしょう。役割を決めておくことで、スムーズな進行が可能になります。
忘年会幹事がやるべき事前準備リスト
次に、忘年会の幹事がやるべき事前準備を紹介します。
事前準備は以下の3つです。
- スケジュールの決定
- 予算の設定と管理
- 会場の選び方と予約のコツ
では、一つひとつ解説します。
スケジュールの決定
まず決めなくてはならないのが、忘年会の日程です。
日程が決まり次第会場を押さえる必要があるため、1か月半～2か月前には日程調整を行いましょう。
日程は以下の流れで決めます。
- 幹事や協力者の参加可能な日に絞る
- 社長や上司などの意向を確認
- 候補日を3日程度に絞る
- 参加対象者全員にアンケートを実施
- 忘年会開催日の決定
まず、幹事や協力者が参加可能な日に絞った上で、上司の意向を確認します。上司には挨拶をお願いすることが多いため、参加できる日を教えてもらいましょう。
候補日を3日程度に設定したら、参加対象者全員にアンケートを実施します。アンケートを取る際のポイントは、返答の期限を設けることです。
忘年会の日程が決まったら早めに会場を押さえる必要があるので「〇月〇日までに必ずご返答ください」のように、書き添えましょう。
また、参加人数が多い場合は日程調整にツールを使用するのがおすすめです。
「調整さん」はログインなしで利用できる日程調整ツールです。スマホがあれば簡単に使えるので、利用してみてはいかがでしょうか。
予算の設定と管理
参加費が高すぎると参加者が減りますが、低すぎると会場や食事がチープなものになるため、適切な金額を設定しましょう。
「男女別で参加費を変えるか」「上司や役員の参加費をどう設定するか」にも配慮する必要があるでしょう。
さらに、会場費やケータリング、景品代などにどう予算を割り振るのかも重要なポイントです。
前年度の忘年会の資料も参考にして、参加費や予算の割り振りを決めていきましょう。また、忘年会予算として会社の福利厚生から補助が出る場合があるので、必ず確認しておきます。
会場の予約サイトからは早割や割引クーポンが利用できることも多いため、これらを上手に利用して無駄な出費を省き、少しでも予算を節約しましょう。
会場の選び方と予約のコツ
次に、会場の選び方と予約のコツを解説します。
参加人数が比較的少ない場合は、居酒屋やレストランの利用が可能です。しかし、数十人以上の規模だと、ホテルの宴会場やレンタルスペースが必要になります。
会場へのアクセスも考慮して、行きやすい場所を選びましょう。
予算も重要なポイントです。他の必要経費と照らし合わせて、可能な予算の範囲で考えなくてはなりません。
候補が決まったら、実際に足を運んで会場の雰囲気やスタッフの対応、メニューなどを確認することも大切です。
会場を予約するタイミングは1か月前ごろが目安になります。ただし、大人数での予約や人気の会場を利用したい場合は、2か月前には予約することをおすすめします。
早めに押さえることで良い会場が見つけやすいのはもちろんですが、早割りでお得に予約できる可能性があるからです。
忘年会の費用をできるだけ抑えたい場合は、社内の会議室などを利用するといった方法もあります。
下の表は、会場ごとの特徴と一人当たりの平均的な費用をまとめたものです。
忘年会の会場別 平均的な費用
- ホテルの宴会場：10,000円前後
- レンタルスペース：3,000円～5,000円（場所代も含む）
- レストラン：5,000円～8,000円
- 居酒屋：3,000円～5,000円
- 社内の会議室など：飲食代のみ
忘年会の進行と役割分担
ここでは、忘年会をスムーズに進めるための進行や役割分担について解説します。
解説するのは以下の3つです。
- 事前に決めておくべき進行プラン
- 役割分担の具体例
- 当日のタイムマネジメント
では、一つひとつ見ていきましょう。
事前に決めておくべき進行プラン
忘年会は概ね以下の進行で行うことが多いといえます。
あくまでも例ですので、昨年の資料も参考にしながらプランを決めてください。
- 開会：司会者または幹事
- 代表の挨拶：役職が最も上の人
- 乾杯：役職が3番目の人
- 歓談・会食
- 余興やゲーム
- 歓談・会食
- 中締めの挨拶：役職が2番目の人
- 閉会：司会者または幹事
また、忘年会のテーマを設定すると会が一層盛り上がります。たとえば、社員の士気を高めるために表彰会を行うのもおすすめです。
一般的なものだと賞を受ける人が限定されてしまうため、全員がユニークな賞をもらえるような企画が良いでしょう。
たとえば、いつも笑顔が素敵な人に贈る「ラブリースマイル賞」、ジョークが面白い人に贈る「めっちゃ笑えるで賞」、ランチを食べるのが早い人に贈る「早飯フードファイター賞」などです。
参加者の笑顔を誘い、皆がひとつになれる雰囲気を演出しましょう。
役割分担の具体例
次に、忘年会当日の具体的な役割分担の例を見ていきます。
下は、主な役割分担の例です。
- 受付
- 挨拶・乾杯
- 司会・進行
- 会計
- 余興・ゲーム
忘年会当日、幹事は30分ほど早く到着して受付を行います。参加者リストを見て人数や座席の準備などの確認も併せて行いましょう。
忘年会中の挨拶や乾杯の音頭は、あらかじめ上司や幹部の人に依頼しておきます。司会進行や会計、余興・ゲームの係は、幹事チームの中から適切な人を選んでおきましょう。
各係は密に連携を取り、問題が生じた場合は相互に協力することが大切です。そのためにも、幹事は常に全体の進行具合を見渡している必要があります。
さらに、歓談や会食の間、料理や飲み物が行きわたっているかを確認し、参加者のコミュニケーションが取れているかにも気を配りましょう。
当日のタイムマネジメント
忘年会の開始から終了までのタイムマネジメントをしっかりと行えるかどうかは、重要なポイントです。
スピーチやゲームを途中で中断するのは難しいため、司会進行が遅れることが多いからです。
時間配分は予定外の状況にも対応できるように、余裕をもって設定しましょう。また、プログラムを作成して参加者に配っておくと、スムーズな進行に役立ちます。
下は、当日のタイムスケジュールの一例です。
- 開会の挨拶：5分（19：00～19：05）
- 代表の挨拶：5分（19：05～19：10）
- 乾杯：5分（19：10～19：15）
- 歓談・会食：30分（19：15～19：45）
- 余興・ゲーム：30分（19：45～20：15）
- 歓談・会食：30分（20：15～20：45）
- 中締めの挨拶：5分（20：45～20：50）
- 閉会の挨拶：5分（20：50～20：55）
- 退店：5分（20：55～21：00）
挨拶の文章は、もし可能ならあらかじめ一読させてもらい、所要時間を確認することをおすすめします。
また、余興やゲームの進行が遅れると会食時間が足りなくなる場合もあるため、景品を渡す役割を別に設けるなどして、スムーズな進行を工夫しましょう。
忘年会で失敗しないための注意点
綿密な計画を立てた忘年会も、細かな配慮や対応が足りないと失敗してしまうことがあります。
失敗しないためには以下の2点に注意が必要です。
- 配慮が必要な参加者への対応
- 余興やゲームでのバランス感覚
では、順に確認しましょう。
配慮が必要な参加者への対応
特定の食べ物のアレルギーがある人や、お酒が飲めない人などへの配慮が足りないと、失敗を招く可能性があります。
食物アレルギーについては事前のアンケートで記載欄を設け、当日のメニューに該当の食材が含まれる場合は別の料理や材料に変更可能か、お店に相談しましょう。
また、お酒が飲めない人への強要はもちろんNGです。体質や体調の関係で飲めないなど、さまざまな理由でアルコールを受け付けない人はいます。
そんな参加者のためにノンアルコールのビールやカクテル、ジュースなどの飲み物を用意することはもちろん、もしお酒を強要している人を見つけたら角が立たないように注意することも大切です。
余興やゲームでのバランス感覚
忘年会は無礼講などとよく言われますが、しっかり楽しみながらも礼儀はわきまえるというバランス感覚が大切です。
もちろん普段は心得ていてもお酒が入るとつい礼儀を忘れたような態度をしてしまい、上司や年長者の気分を害するシーンがあるかもしれません。
特に余興やゲームでは羽目を外しがちなので、幹事は常に参加者の様子に目を配り、失礼な態度を見かけたらさりげなく間に入るといった配慮が必要です。
忘年会に最適なケータリングとオードブル選び
ここまで、忘年会幹事が行う事前準備や当日の進行スケジュールについてお話ししてきました。
ここからは、忘年会でおすすめのケータリングやオードブルを紹介します。
忘年会の満足度を大きく決めるのが料理です。ぜひ参考にしてください。
KITSUNE(キツネ)
KITSUNEは渋谷で15年以上店舗を運営し、TVや雑誌などのメディアにも数多く取り上げられている有名店です。かつては得意先だけにケータリングを行っていましたが、多くの要望に応えて一般販売する形になりました。
肉料理や自家製シーフード、産地直送のサラダなどいつもと違う特別な日を演出できるメニューが豊富に揃っています。
KITSUNEのケータリング・オードブル
シェフが自信をもってオススメする肉料理が盛りだくさん。
厚切りグリルベーコンのシーザーサラダ、フォアグラ入り自家製パテ・ド・カンパーニュ、シェフ特性若鳥の唐揚げなど、豪華なメニューがずらりと並びます。
パーティをおしゃれで華やかな料理で飾りたいときに、おすすめのプランです。
KITSUNEの口コミ
リピートさせていただきました。今回もかなりおいしかったです。前回に引き続き、社員から「いつもここの料理、おいしいよね」と大好評でした。料理が冷めてからもおいしい状態だったので、余った料理はお持ち帰りをしていただきました。また利用をさせていただきます。
参照元：シェフコレ
| 店舗名 | KITSUNE（キツネ） |
| URL | https://www.chef-colle.com/kitsune/ |
| 電話番号 | 050-3684-6813 |
| 配達エリア | 東京都 / 神奈川県 / 埼玉県 / 千葉県 |
グリッターズ
グリッターズは料理の質を最も大事にするお店。利用者に安心して口に運んでいただけるよう、世界各地から素材を厳選した食材のみを取り寄せて使用し、適切な調理をしています。
飽食の時代に見失われがちな本物の味を、思考や催事趣旨に合わせて提案。特に芸術的なフィンガーフードやオーダーメイドケーキは高い評価を得ています。
グリッターズのおすすめ商品
フィンガーフードがメインのバラエティ豊かで温かく、色鮮やかなメニューです。
ローズマリーバゲットサンド、ツナサラダ、豚肉と季節野菜のジンジャーマリネといった洋風料理もあれば、和風のかわいい手まり寿司、さらにカップケーキ仕立てのベイクドチーズケーキなど、食べ応えも十分。
グリッターズの口コミ
何回もシェフコレは利用していますが、初めてあたたかい料理が提供できるものにしました。味も美味しくあたたかいというのがみなさんポイント高かったようです。喜んでもらえてよかったと思います。ありがとうございました。
参照元：シェフコレ
| 店舗名 | グリッターズ |
| URL | https://www.chef-colle.com/glitters/ |
| 電話番号 | 050-3684-6254 |
| 配達エリア | 東京都 / 神奈川県 / 埼玉県 / 千葉県 |
パーティノミカタ
パーティノミカタは500円～1,500円のリーズナブルな価格帯で、誰もが喜ぶ美味しい料理をズラリと取り揃えたうれしいお店。
ボリュームも満点で、人気のこだわりシーザーサラダ、カオマンガイ風チキン乗せおにぎり、スイーツのオリジナル揚げパンなどバラエティ豊富です。
パーティノミカタのおすすめ商品
1,500円で驚きの全13品。ボリュームたっぷりで幹事も安心できるプランです。
パーティの花形であるローストビーフはグレビーソース添え。プラン内容は他にナチョスワカモレ、ウィンナーとおまかせソーセージの2種盛り、ハニーバターポテトなどが続き、スイーツは人気のオリジナル揚げパンと一口ケーキです。
〆のごはんも付いているので、お腹も大満足まちがいなしです。
パーティノミカタの口コミ
期待の若手が入社し歓迎会を開催しました。１次会用という事でシンプルに軽く摘まめる食事としました。
創作系町会の集まりで初めて注文しました。子どもから年配者までの参加者でしたが、皆さん美味しく頂いておりました。料理が年齢に関係なくそれぞれにあっていたと思います。これからも機会があれば利用させて頂こうと思います。年の終わりの集まりが大変盛り上がりました。皆さん大満足でした。
参照元：シェフコレ
| 店舗名 | パーティノミカタ |
| URL | https://www.chef-colle.com/partynomikata/ |
| 電話番号 | 050-3816-0261 |
| 配達エリア | 東京都 / 神奈川県 / 埼玉県 / 千葉県 |
歓迎会忘年会幹事に役立つ便利ツールとアプリ
この章では、忘年会幹事に役立つ便利なツールやアプリの活用方法を紹介していきます。
紹介するのは以下の2種です。
- スケジュール管理アプリの活用方法
- 予算管理や集金アプリ
では、一つひとつ紹介しましょう。
スケジュール管理アプリの活用方法
まずは、スケジュール管理アプリを紹介します。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、無料で使える優れたスケジュール管理ツールです。共有機能があるので、カレンダーに書き込むことで瞬時に全員が日程を共有できます。
LINEスケジュール
LINEスケジュールは、LINEアプリに搭載されている日程調整ツールです。
LINEの画面でLINEスケジュールを選択し、イベント名とイベント内容を入力してメンバーを招待すると、スケジュールを共有することができます。
予算管理や集金アプリ
次に、予算管理や集金に便利なアプリを紹介します。
飲み会大王
飲み会大王は、支払い時の割り勘を自動で行うアプリです。割り勘の比率は自ら設定することも自動で設定することも可能となっています。
また、参加者の最寄り駅を入力することで開催に適した場所を示す機能もあります。
TATEKA
TATEKAは、お金の立て替えや割り勘から清算するまでの動きを記録し「誰がいくら受け取る」「誰にいくら払う」などを自動で計算するアプリです。
LINE上で使うアプリなので会員登録などの必要がなく、LINE公式アカウントを追加するだけで使うことができます。
まとめ
この記事では、忘年会幹事の役割や事前準備リスト、当日の進行プランなどについて詳しく解説しました。
幹事の仕事はひとりでこなすのではなく、チームを組んで役割分担しましょう。
幹事は大変な仕事ですが、会を成功に導くあなたの業務遂行能力やリーダーシップ力は、上司からの評価にもつながることでしょう。
また、本記事では忘年会に最適なケータリングとオードブルも紹介しました。
忘年会を成功させる大きなポイントとなる料理には、準備の手間を省けるケータリングが最適です。
シェフコレなら、人数や予算に合わせて数多くの店舗から選び、ネットで手軽に注文することができます。
豪華でカラフルな肉料理や魚料理、和食、スイーツなどを取り揃えたシェフコレを、忘年会のケータリングやオードブルの注文にぜひご利用ください。
