歓迎会の幹事を任されたら、「何から始めたらいい？」「どうすればみんなが楽しめるだろう？」と悩んでしまいますよね。
歓迎会は、新メンバーを温かく迎え、職場全体で交流を深める大切なイベントです。事前準備と当日の進行をしっかり行うことで、参加者全員が心から楽しめる場になります。
本記事では、歓迎会の成功に欠かせない準備のポイントや当日の流れ、マナー、おすすめのケータリング情報について詳しく解説します。
目次
歓迎会とは？
新たに職場に加わるメンバーを迎えて行う歓迎会は、会社や社員にとって非常に重要な役割を持っています。
- 歓迎会の定義と役割
- 会社での歓迎会の重要性
それぞれ解説していきます。
歓迎会の定義と役割
歓迎会とは、新入社員や異動してきた社員を歓迎するために行われる会です。
歓迎会の役割は、入社や異動を祝うとともに、既存のメンバーとの交流を深めることにあります。
新しいメンバーにとって、歓迎会は職場の雰囲気やどのような人たちが働いているのかを知る貴重な機会です。
また、既存のメンバーにとっても、新しいメンバーの性格や考え方を理解し、お互いの信頼関係を築くために大切な場になるでしょう。
会社での歓迎会の重要性
歓迎会は、組織やチーム作りにおいても重要です。
新しいメンバーは、歓迎会で他のメンバーと打ち解けることで、組織の一員としての自覚が生まれやすくなります。
歓迎会で既存のメンバーと信頼関係を築ければ、仕事で困った際にも相談や報告がしやすくなり、スムーズに仕事が進められます。
また、既存のメンバーにとっても新しいメンバーとの交流は刺激になり、チーム全体の結束やモチベーションの向上につながるでしょう。
歓迎会を通してお互いの理解やコミュニケーションを深めることで、円滑なチームワークの基盤を築き、組織全体のパフォーマンスを高められます。
歓迎会の目的と内容
歓迎会を開催する目的や、歓迎会の一般的な流れについて解説します。
- 歓迎会の主な目的
- 歓迎会の一般的なプログラム
順番に見ていきましょう。
歓迎会の主な目的
歓迎会の主な目的は、新たに加わったメンバーとのコミュニケーションを促進することです。
仕事上のコミュニケーションはどうしても形式的になりがちですが、歓迎会のようなリラックスした場面では、より自然な会話が生まれやすくなります。
新しいメンバーも緊張がほぐれて自分らしさを発揮しやすくなるため、お互いの意外な一面や新たな一面を知り、得意な仕事を任される可能性もあるでしょう。
お互いの趣味や共通点を知ることで、メンバー同士の距離が縮まりやすくなります。
歓迎会の一般的なプログラム
歓迎会の一般的なプログラムは以下の通りです。
- 司会者の挨拶
- 代表者の挨拶
- 乾杯
- 食事・歓談
- 終了の挨拶
歓迎会は司会者の挨拶から始まり、上司や代表者が新メンバーを歓迎する挨拶をします。
次に乾杯の音頭があり、食事を楽しみながら自由に歓談する時間が始まります。
食事中に、新入社員・異動者の挨拶やクイズなどの余興を行うことも多いです。
そして、最後に司会者や代表者が締めの挨拶を行い、参加者への感謝と新メンバーへの激励の言葉で会を締めくくります。
歓迎会の事前準備・やることリスト
歓迎会を成功に導くためには、事前の準備が非常に大切です。当日までに必要な準備について紹介します。
- 準備すべき基本事項
- 役割分担とスケジュールの作成
1つずつ見ていきましょう。
準備すべき基本事項
歓迎会を成功させるために、基本事項をチェックしておきましょう。準備すべき項目をまとめました。
- 日程調整
- 会場選び
- 参加者の確認
- 会場の予約
- 料理の予約
- 挨拶の依頼
参加者のスケジュールを確認し、できるだけ多くの人が参加できるように日程を調整します。会場を探す際は、人数や雰囲気に合う場所を選ぶのがポイントです。
料理のメニューを選べる場合は、歓迎会にふさわしいコースを選びましょう。参加者のリストを事前に作成し、当日の進行をスムーズにするための準備も必要です。
上司や代表者に挨拶の言葉を用意してもらう必要があるため、早めに依頼しておくことも忘れないようにしてください。
余興を行う場合は、買い出しが必要になるケースも多いです。リストを作成しておくと、当日までに焦らず準備ができるでしょう。
役割分担とスケジュールの作成
歓迎会を成功させるには、適切な役割分担とスケジュールの作成が欠かせません。
司会者・挨拶者・進行役を事前に決め、それぞれが責任を持って取り組むことが重要です。
司会者は、参加者がリラックスできるような会の雰囲気作りを意識しましょう。発言の内容や、進行の流れを事前に確認しておくのがおすすめです。
挨拶者は、組織やチームを代表する立場の上司などが適任です。依頼するときに挨拶の内容についても相談しておくと、当日のイメージがしやすくなります。
進行役は、プログラムが滞らないよう時間管理を徹底する必要があります。
開始から終了までの流れやスケジュールを細かく設定し、各プログラムの時間配分を事前に決めておくと安心ですよ。
食事とドリンクの手配
お弁当やケータリングを選ぶ際は、歓迎会にふさわしいものを選びましょう。
予算の範囲内で、できるだけ華やかなお弁当を選ぶのがおすすめです。高級感があり、おかずの種類が多いものを選択すると、参加者の満足度が高くなりやすいです。
バイキング形式にする場合は、取り分けのしやすさや食べやすさなども考慮したメニューを選ぶと良いでしょう。
個別に取り分けられる小皿料理や一口サイズの料理を準備しておくと、参加者が気軽に食事を楽しめます。
また、ドリンクはお酒だけでなく、ノンアルコールビールやソフトドリンクの種類も豊富に用意しておくことで、全員が手に取りやすくなります。
飲み物が足りなくならないように、あらかじめ多めに手配しておくのも大切です。
歓迎会の流れ
歓迎会の始まりから終了までに必要なことや挨拶のポイント、挨拶の例文を紹介します。
- 会の始まり（開会の挨拶）
- 乾杯と食事タイム
- 終了の挨拶と閉会
1つずつ見ていきましょう。
会の始まり（開会の挨拶）
歓迎会は、司会者や上司の開会の挨拶でスタートします。以下に、挨拶の例文を紹介します。
| 司会者の挨拶例 皆様、本日はご多用のなか、歓迎会にお集まりいただきありがとうございます！本日〇〇さんを迎え、新たなスタートを切る場となります。どうぞリラックスして楽しんでください。 |
| 上司の挨拶例 皆さん、今日は〇〇さんを迎える歓迎会にお集まりいただき、ありがとうございます。これから一緒に成長し、より良いチームを作っていきましょう！今日は皆さんで楽しい時間を過ごしてください。 |
堅苦しくなりすぎず、親しみやすさを感じられる内容にすることが大切です。簡潔かつ前向きな言葉で始めると良いでしょう。
乾杯と食事タイム
開会の挨拶が終わったら、チームのリーダーや上司などが乾杯の音頭を取ります。
全員がグラスを持ち、「〇〇さんの活躍を祈念して、乾杯！」といった明るい言葉で場を盛り上げましょう。
乾杯の後は食事タイムとなり、この時間は参加者同士が自由に会話を楽しむ時間です。新メンバーが輪に入りやすいよう、和やかな雰囲気で迎えることが大切です。
司会者や進行役は、飲み物や料理の提供状況を確認し、全員が快適に過ごせるように気を配りましょう。
終了の挨拶と閉会
歓迎会の最後には、終了の挨拶をします。
この挨拶は、参加者全員に感謝の気持ちを伝える場として重要です。簡潔かつ、参加者がポジティブな気持ちになるような挨拶で締めくくるのがポイントです。
| 締めの挨拶例 本日は〇〇さんを迎え、素晴らしい時間を過ごすことができました。これから一緒に頑張りましょう。皆様、本日はありがとうございました。 |
二次会が計画されている場合は、全体への案内を忘れずに行いましょう。
歓迎会におすすめのケータリング・オードブル店
歓迎会では、料理の良し悪しが参加者の満足度に影響します。ここでは、歓迎会におすすめのケータリング・オードブル店を4つ紹介します。
口コミも併せて紹介するので、ぜひお店選びの参考にしてください。
ごはんとおかず。ときどき
羽釜炊きのこだわりのおにぎりと小分けのおかずが楽しめる、かわいいBOX入りのオードブルのお店です。お肉のメニューはボリュームがあり、野菜もたっぷり入っています。カラフルでおしゃれなので、オフィスで開催する歓迎会にもパッと華やかさを添えてくれるでしょう。
ごはんとおかず。ときどきのケータリング・オードブル
色とりどりのおかずが入ったオードブルです。ソーセージのピンチョスや濃厚なカボチャのサラダ、さっぱりとしたカプレーゼ、たっぷり野菜のオムレツなど見た目も華やか。小分けになっているので取り分けやすく、気軽にお料理を楽しめます。自家製唐揚げや、個包装で食べやすいおにぎりもついています。
ごはんとおかず。ときどきの口コミ
今回、職場の懇親会幹事として、新しく来た方の歓迎会兼情報交換会で利用しました。まず、見た目も華やかで、歓迎会にふさわしいもので幹事としても嬉しかったです。また、１人分のオードブルの分量が小さなトレーに分かれていたので、とりわけ易く、手で取るタイプですが手も汚れず、取り箸もから揚げ以外は必要なく、便利でした。トレーに分かれているおかげで、遅れて参加する方の分も取り分け、トレーが空いて空になった箱に確保、保管しやすいのもよかったです。総じて、参加者からも見た目も味も好評でした。強いて言えば、ご提供いただいた紙皿が小さめで、そこにはトレーが２つくらいしか乗らず、もっと大きくて頑丈なお皿を提供していただけるとすべてにおいて満点でした！
参照元：シェフコレ
| 店舗名 | ごはんとおかず。ときどき |
| URL | https://www.chef-colle.com/gohantookazu-tokidoki/ |
| 電話番号 | 050-3822-9910 |
| 配達エリア | 東京都 / 神奈川県 / 埼玉県 / 千葉県 |
ドッピエッタ青山
ドッピエッタ青山は、お客様の「こんなものが欲しい」を叶えるのがモットーのお店です。高級な食材を使ったカラフルな料理を、リーズナブルな価格で提供しています。すべて蓋つきの容器に入っていて衛生的。乾燥してパサパサになってしまう心配もありません
ドッピエッタ青山のおすすめ商品
メインのパエリアにおかず、デザートがセットになったプランです。冷めても美味しいローストビーフやサーモンとエビのアボカドムース、フォアグラ入りハンバーグなど、特別な日にふさわしい豪華なメニューが魅力です。自家製ティラミスとホワイトプリンもついていて、デザート好きな人にも喜ばれるプランです。
ドッピエッタ青山の口コミ
会社の懇親会で利用させていただきました。
同様のシーンでケータリングを発注することも多いのですが、今回は見た目もキレイでバリエーションも豊かだったことから、参加メンバーからどこのお店で発注したんですか？とたくさん声をかけられました！
食事のみならず、デザートが2種ついていたり、紙皿などの備品もあることから満足感の高い内容でした！
次回、社内での懇親会がある際もリピートしたいと思います！
参照元：シェフコレ
| 店舗名 | ドッピエッタ青山 |
| URL | https://www.chef-colle.com/doppiettaaoyama/ |
| 電話番号 | 050-3816-2535 |
| 配達エリア | 東京都 / 神奈川県 / 埼玉県 / 千葉県 |
懐石tsukagoshi
創業60年以上の伝統の味をオードブルスタイルで楽しめるお店です。寿司や天ぷら、すきやき、煮物など定番の和食が彩り豊かに並んでいます。カップに入っているおかずが多いので、取り分けしやすいのも魅力。年配の方が多い集まりにもおすすめです。
懐石tsukagoshiのおすすめ商品
鰻のひつまぶしと牛すき焼き、ローストビーフトリュフソースの3品がセットになったプランです。職人が手掛けるボリューム満点の割烹料理で、伝統の味をたっぷり楽しめます。ローストビーフのトリュフソースはオリジナルの折箱、鰻のひつまぶしと牛すき焼きは小分けのカップに入っています。
懐石tsukagoshiの口コミ
期待の若手が入社し歓迎会を開催しました。１次会用という事でシンプルに軽く摘まめる食事としました。
創作系のメニューが多く味もしっかり、平均年齢層が若干高いのでヘルシー系も重視しながら、ビールやワインにも合わせやすく評判は良かったです。
参照元：シェフコレ
| 店舗名 | 懐石tsukagoshi |
| URL | https://www.chef-colle.com/kaisekitsukagoshi/ |
| 電話番号 | 050-3822-9908 |
| 配達エリア | 東京都 / 神奈川県 / 埼玉県 / 千葉県 |
みや
国内外のVIPから地元に暮らす人にまで愛されている老舗料亭です。四季折々の風情を感じられる伝統的な和食や創作料理の味を楽しめます。特に自慢の煮物は、素材を活かした丁寧な調理にこだわっています。優しい味の和食が魅力のお店です。
みやのおすすめ商品
黒毛和牛ランプステーキの贅沢うにく丼と握り寿司入り特上和食デリバリープラン
高級食材を使った最高級のプランです。黒毛和牛のランプステーキとうにが入った贅沢なうにく丼や、赤身・いか・いくらの握り寿司、天婦羅盛合せなど豪華なメニューがセットになっています。おかずの数が多くボリュームもたっぷりなので、上司となる社員の歓迎会にもおすすめです。
みやの口コミ
高齢の父の誕生日に利用させていただきました。
コロナ渦で外出は避けたかったので、ネットで情報収集していたところ、こちらのサイトを見つけました。
我が家のテーブルには乗り切らないほどの料理のボリュームでした。
いわゆる出前と違い品数が多く盛付がキレイなので特別感があります。
自分でこれだけの料理を準備するのは大変なので、このようなサービスは助かりますね。
バースデーケーキの取り扱いもあればうれしいです。
参照元：シェフコレ
| 店舗名 | みや |
| URL | https://www.chef-colle.com/japanese-cooking-miya/ |
| 電話番号 | 050-3684-6654 |
| 配達エリア | 東京都 / 神奈川県 / 埼玉県 / 千葉県 |
歓迎会のマナーと注意点
全員が気持ちよく歓迎会に参加するためには、主催者と参加者がそれぞれの役割を理解し、適切なマナーを守ることが重要です。
- 主催者の役割
- 参加者の心構え
- 注意すべきマナー
1つずつ見ていきましょう。
主催者の役割
歓迎会の主催者は、会の進行を円滑に進めるため、司会進行や飲食の手配、参加者への配慮といった多くの役割を担います。
特に、新メンバーが参加しやすい雰囲気を作ることが重要です。
歓迎会が始まる前に新メンバーへ声かけをしたり、会話に困っていたら他のメンバーとの会話に入れるようさりげなくフォローするなどの気配りが必要です。
また、予定外のトラブルに対応する柔軟性も求められます。
たとえば、飲み物が足りなくなった場合や参加者が体調を崩した場合など、不測の事態に迅速に対応することで、会の雰囲気が損なわれず進行できます。
参加者の心構え
歓迎会に参加する服装は、清潔感があり、きちんとした印象を与えるビジネスカジュアルが基本です。
服装の指定がない場合でも、職場の集まりであることを意識し、露出の多い服装や派手すぎるコーディネートは避けるようにしましょう。
また、歓迎会では積極的にコミュニケーションを取る姿勢も大切です。
特に新メンバーには気さくに声をかけたり、話しやすい雰囲気を作ったりすることで、チームが円滑に仕事を進められるほか、モチベーションの向上にも影響するでしょう。
注意すべきマナー
歓迎会では、周囲への配慮を忘れてはいけません。
飲酒に関しては、相手のペースを尊重し、飲みたくない人や体調が優れない人に無理強いしないよう気をつけましょう。
また、過度に馴れ馴れしく話しかけたり、一方的に自分の話を続けたりするのは控え、相手の反応やペースに合わせて会話を進めるように心がけてください。
聞き役に回ることで、相手との信頼関係が深まることもあります。相手が不快に感じるようなプライベートな質問はしないように気をつけましょう。
歓迎会の挨拶のポイント
挨拶は、歓迎会全体の雰囲気を決定づける重要な要素の1つです。
歓迎会にふさわしい挨拶をするためのポイントを、具体例とともに紹介します。
- 上司や主催者の挨拶のコツ
- 新入社員・異動者の挨拶のポイント
順に見ていきましょう。
上司や主催者の挨拶のコツ
上司や主催者の挨拶は、歓迎会全体の雰囲気を大きく左右するものです。
挨拶の際は、ポジティブで全体の士気が高まるメッセージを伝えるのがポイント。
新しいメンバーが歓迎されていると実感し、既存のメンバーもその意図を共有できるような挨拶にしましょう。
また、長々としたスピーチは聞き手を退屈させてしまうため、要点を押さえた簡潔な内容にまとめることが大切です。
「これから皆さんで協力し合って素晴らしいチームを作っていきましょう。〇〇さん、どうぞよろしくお願いします」といった明るく親しみやすい挨拶をすることで、会場にいるメンバーが一体感を共有できます。
新入社員・異動者の挨拶のポイント
新入社員や異動者が挨拶する際は、自分の名前や配属先とともに今後の抱負も述べましょう。
たとえば、「〇〇部に配属となりました△△です。まだ至らない点もありますが、一日も早く職場に馴染み、皆様のお役に立てるよう努力してまいります。どうぞよろしくお願いいたします」のような挨拶をすると、謙虚さと積極的な姿勢をアピールできます。
自己紹介の際に、趣味や興味のあることについても軽く触れておくと、他のメンバーとの会話作りのきっかけになるかもしれません。
緊張する場面ではありますが、笑顔で挨拶をすることで、参加者全員に好印象を与えられるでしょう。
歓迎会のまとめ
歓迎会は、新しいメンバーを温かく歓迎し、職場全体のコミュニケーションを円滑にするための重要なイベントです。
歓迎会を成功させるには、入念な準備と当日のスムーズな進行が不可欠です。日程調整や会場選び・参加者の確認・役割分担などを丁寧に行いましょう。
参加者はマナーを守り、相手への配慮を忘れないことで、会全体が和やかで楽しいものになります。新メンバーにとって、歓迎会は会社への印象を左右する場であり、既存のメンバーとの交流を深める良い機会です。
参加者全員が快適に楽しめる歓迎会にすることで、チームの結束が強まり、前向きなスタートが切れるでしょう。
また、食事選びは会の満足度を高める重要なポイントでもあります。取り分けやすく種類の多いケータリング・オードブルを選ぶのがおすすめです。
豊富なプランから、会の人数や年齢層・好みに合わせたオードブル・ケータリング料理を注文できる「シェフコレ」を利用してみてください。
