【幕張メッセで開催】2日間で弁当5,000食を納品した催事の裏話に密着！大型イベントを成功させるお弁当一覧を初公開

3年ぶりのイベント、3年ぶりの展示会、3年ぶりのコンサートなど、人の動きが活発になった今日この頃。徐々に外国人観光客も戻ってくるなど街中がにぎわいを見せています。

そんな中、幕張メッセで開催された大規模イベントの裏側に潜入しました。

大規模イベントに関わるイベント運営スタッフ、スポンサー、講演者などは食事時間が限られています。ランチの移動時間を節約するために会場まで運んでくれる仕出し弁当を利用するケースが多いです。

しかし、数日間イベントが続くと毎食お弁当になるので、お弁当選びに頭を悩ませる弁当発注担当者さんも少なくないでしょう。加えて発注する食数が多ければ多いほどプレッシャーも大きくなります。

そこで今回の記事では、2日間にわたり約5,000食ものお弁当が納品された大型イベントに密着し、イベントでのお弁当の役割や納品背景など、お弁当がどのように使われたのか「イベント運営の裏側」に迫りました。

・イベントや展示会などでお弁当発注を任されている幹事さん
・イベントで人気のお弁当を知りたい方

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2日間で5,000食納品した大型イベントのお弁当準備は1ヶ月前からスタート

5,000食のお弁当プロジェクトは約1ヶ月前から始動しました。イベント会社さんと綿密な打ち合わせを何度も重ね、お弁当スケジュールを組みます。

今回は講演者、出店者、来場者、スタッフなど召し上がる方によって弁当の価格帯を変更。前後の日程の食事の内容と被らないようにお弁当を決めました。事前の試食会を開いたり、要望に合わせて内容のアレンジをして、オリジナルのお弁当を用意することもあります。

5,000本のお茶はイベント前日に納品

今回のイベント会場は、日本を代表する複合コンベンション施設「幕張メッセ」。ホール3つを貸し切って開催された大型イベントです。

写真はブースやステージを組み立てる前の設営中の様子。

イベント運営は段取りが命。当日はお客様もいらっしゃるので、準備ができることは事前におこないます。今回はイベント前日の設営日に5,000本のお茶を会場に納品しました。

大量のお茶が大型トラックから運ばれてきます。1箱に48本入りなので100箱以上の段ボールがズラリ。スタッフで手分けをして、お茶を指定の場所に運びます。

「当日お茶が足りない！」とならないように、指定されたセクションごとにお茶を分けて必要本数をセット。配布が完了したらダブルチェックをして抜け漏れを防ぎます。

1ヶ月にわたり綿密なお弁当の打ち合わせを重ねて迎えたイベント当日

今回のイベントに関わるスタッフは約600人。イベントを円滑に回すために欠かせないのがチームワークです。スタッフそれぞれにスケジュールが割り当てられ、インカムで情報共有しながらイベントを運営します。

写真は朝8時の打ち合わせの様子です。お弁当の到着時間や、お弁当が届いてから配布する場所の最終確認など、綿密な打ち合わせがおこなわれました。

イベント当日は時間との戦い！

イベントは無事に開幕し、お昼どきのランチョンセミナーも満席御礼です。写真からもたくさんのお客様で会場が盛り上がっているのが伺えます。
スタッフは、お客様をスムーズに誘導するように常に時間を確認しながら持ち場のポジションに付いています。

セミナーが終わると同時に約1,000人の来場者様に軽食とお茶を配布します。

今回はおにぎりとパンの2種類をご用意。数回に渡る打ち合わせの結果、手軽につまめておかずも入っているお弁当箱に入ったラインアップをセレクトしました。

出展者やスポンサーに行き渡るよう、会場中にお弁当を設置！

お次はメインとなるランチのお弁当の配布です。
大規模イベントになればなるほど、色々な会社が絡んでいるため、指定された場所にお弁当の数と種類を間違えずに置くのがポイントになります。

前日に納品したお茶を目印に、ラックの上にお弁当を配布します。

スタッフの休憩時間が限られているため、順番に休憩を回すためにお弁当の配布時間は非常に重要になります。大きなイベントではお弁当を配布する時間を逆算した納品スケジュールを組むことが大切です。

イベント設営スタッフの控室に潜入

スタッフの楽屋の机には休憩用のお弁当がズラリと並んでいます。何が入っているか一目で分かるように、あらかじめ準備した写真入りのPOPや、即席のPOPを掲示するのも仲間への気遣いです。

一日中立ちっぱなしのイベントスタッフにとって休憩時間のお弁当は楽しみの一つなので、お弁当選定にも熱が入ります。中でも盛り付け、味、ボリュームと共にバランスが求められます。

また、複数種類のお弁当を頼んでいる場合、段ボールから取り出したときに「メニュー名」が分かる梱包も必須です。数が多くなればなるほど、蓋を開けて「何弁当か」確認している時間はないので、パッケージに工夫があるお弁当が重宝されます。

【初公開】幕張メッセのイベントで人気！安心安全でおいしいお弁当一覧

綿密な打ち合わせの結果選ばれた、大型イベントでの5,000食のイベントのお弁当に次のお弁当が選ばれました。

ボリュームたっぷり！中華

国産牛肉の黒胡椒 牡蛎油とエビチリ膳　1,180円
https://www.kurumesi-bentou.com/chinese_takumi/gyuuniku_ebichiri/horsdoeuvre/horsdoeuvre/
ジンジャンロースと特選中華のお弁当　1,080円
https://www.kurumesi-bentou.com/chinese_takumi/jinjanloin_tyukabento/　（掲載無し）

ガッツリ！テンションが上がるお肉

牛ハラミ&唐揚げ弁当　880円
https://www.kurumesi-bentou.com/nikujyuuban/harami_karaage/　（掲載無し）

定番の和食

幕の内弁当(和牛と和豚のメンチカツ&豚ロース生姜焼)　1,188円
https://www.kurumesi-bentou.com/waizu/makunouchi_menchisyogayaki/

和い寿特製サーロインステーキ幕の内弁当　1,188円
https://www.kurumesi-bentou.com/waizu/waizusteak/

【極上】鶏の竜田揚げ 贅沢二段膳　910円
https://www.kurumesi-bentou.com/kaisekiya/gokujyo_toritatsuta/

ランチョンセミナーで使用！手軽に食べられる軽食

【選べるコンビ】焼きそばこっぺ &タマゴサンド/ナゲット2個　500円　（掲載無し）
https://www.kurumesi-bentou.com/ottimo/yakisoba_chips/

【コンビ】ポテトコーン&マルゲリータ　590円
https://www.kurumesi-bentou.com/ottimo/potecorn_margarita/　（掲載無し）

ポーク玉子おにぎりセット C おにぎり2個、おかず3種　600円
https://www.kurumesi-bentou.com/lunchfactory_p_kit/porktamago_c/　（掲載無し）

おにぎりセットF おにぎり2個、おかず3種　600円
https://www.kurumesi-bentou.com/lunchfactory_p_kit/onigiri_f/

大切なゲストおもてなし

A5ランク和牛トロカルビ焼肉とA5ランク和牛サーロイン肉寿司のお弁当　1,500円
https://www.kurumesi-bentou.com/yansando/torokarubi_sirloin_nikuzushi/　（掲載無し）

【選べる冷製スープ】と黒毛和牛のしぐれ煮 1,620円
https://www.kurumesi-bentou.com/marche/kurogewagyuu_sigureni/　（掲載無し）

大型イベントで外せない、お弁当発注のコツ

大型イベントでまず一番大切なのは、決まった時間に決まった食数のお弁当が届くこと。
分単位でスケジュールが決まっている大型イベントでは、お弁当の配布時間がスタッフさんの休憩時間やプログラム内容にも関わってきます。そのため、配送遅延のリスクを減らすために複数のお店を組み合わせたほうが安心です。

また、お弁当が連日続く場合は、お弁当屋さんを変えることで味付けも飽きの来ないラインアップを用意できるのでスタッフにも喜ばれます。

幕張メッセでのお弁当のご利用はくるめし弁当へ

宅配弁当の総合サイト「くるめし弁当」では、大型イベントに特化した専任のコンシェルジュがお弁当スケジュールの選定やメニューのご提案を二人三脚でおこないます。
500店舗を超えるお弁当屋さんの中から、ご利用シーンにぴったりなお弁当選びをサポートいたします。

・お弁当が続くので内容が被らない様にお弁当スケジュールを立てたい
・イベントで人気のお弁当を知りたい
・納品時間やメニューのアレンジを相談したい

そのようなときはくるめし弁当にご相談ください。

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https://www.kurumesi-bentou.com/